HubSpot mit Warenwirtschaft und B2B-Portal verbinden
Der Außendienst sieht in HubSpot, was der Kunde bestellt hat, und bestellt selbst von dort, ohne Anruf im Innendienst.
Der Vertrieb arbeitet in HubSpot, die Aufträge stehen in der Warenwirtschaft. Wer vor einem Kundenbesuch wissen will, was der Kunde zuletzt bestellt hat und ob es schon unterwegs ist, ruft im Innendienst an oder sucht in einem zweiten System. Und die Bestellung, die beim Besuch entsteht, wird hinterher abgetippt.
So sieht es aus
Die Vorführung zeigt echte Bildschirmfotos aus Commerce, dem B2B-Portal und HubSpot, aufgenommen mit einer Beispielfirma. Klicken Sie auf die Markierung oder auf Weiter, mit den Pfeiltasten geht es ebenso.
Was die Anbindung leistet
- Kunden kommen von selbst nach HubSpot. Firmen und Ansprechpartner aus der Warenwirtschaft werden stündlich übertragen und miteinander verknüpft. Eine Firma entsteht dort genau einmal.
- Kennzahlen stehen an der Firma. Umsatz im laufenden Jahr und im Vorjahr, Zahl der Aufträge, letzter Auftrag, Kundennummer. Damit lassen sich in HubSpot Listen und Berichte bauen.
- Aufträge und Status live. Die Karte „intellicon Commerce“ zeigt an der Firma und am Kontakt die letzten Aufträge mit Status und Belegen, direkt aus Commerce. Kopiert wird dafür nichts.
- Bestellen aus dem CRM. Der Außendienst legt in der Karte eine Bestellung an, vorgeschlagen werden die Artikel, die dieser Kunde zuletzt bestellt hat. Der Auftrag bekommt einen eigenen Nummernkreis.
- Portal und Außendienst sehen dasselbe. Bestellt der Kunde selbst im B2B-Portal, steht der Auftrag im selben Moment in HubSpot. Preise, Bestand und Anschriften kommen aus derselben Quelle.
Wer entscheidet was
Die Warenwirtschaft bleibt das führende System für Firmenname, Anschrift und Kundennummer. HubSpot bekommt diese Daten, überschreibt sie aber nicht zurück.
Eine Bestellung aus HubSpot wartet in Commerce auf die Freigabe durch den Innendienst. Wer dem Außendienst vertraut, schaltet die direkte Übergabe an die Warenwirtschaft ein. Wer in HubSpot bestellen darf, legt der Administrator fest: niemand, alle oder eine Liste von Personen.
Worauf zu achten ist
- Die Karte muss ein HubSpot-Administrator einmal in die Ansicht für Firmen und Kontakte aufnehmen. Das dauert zwei Minuten, wir zeigen es bei der Einrichtung.
- Für die Verbindung braucht es keine kostenpflichtige HubSpot-Lizenz. Karten und Schnittstelle stehen in allen HubSpot-Tarifen zur Verfügung.
- Ob die Karte in der HubSpot-App auf dem Telefon erscheint, haben wir noch nicht belegt. Am Rechner und im Browser funktioniert sie.
Häufige Fragen
- Werden unsere Aufträge nach HubSpot kopiert?
- Nein. Die Karte liest sie beim Öffnen live aus Commerce. In HubSpot stehen nur Firmen, Ansprechpartner und Kennzahlen.
- Welche Warenwirtschaft brauchen wir?
- Jede, die Commerce anbindet, etwa Sage 100, Sage Active, Lexware Office, Odoo, Xentral oder sevDesk. Die HubSpot-Anbindung ist davon unabhängig.
- Brauchen wir das B2B-Portal dafür?
- Nein. Die HubSpot-Anbindung funktioniert allein. Mit dem Portal sieht der Außendienst zusätzlich, was Ihre Kunden selbst bestellen.
- Wie sicher ist der Zugriff aus HubSpot?
- HubSpot unterschreibt jede Anfrage der Karte, Commerce prüft die Unterschrift und ordnet sie genau einem HubSpot-Konto zu. Die Verbindung erteilen Sie einmal selbst in HubSpot.
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